Corentin Penloup, 2011
Por Abby Stainer, Directora de Mejora Continua
Como organizaciones sin fines de lucro o defensores de la comunidad, todos hemos enfrentado durante mucho tiempo presupuestos ajustados y cargas de trabajo excesivas, lo que nos lleva a trabajar más allá de nuestra capacidad máxima y, a veces, incluso a sobrepasar nuestros límites. Esta cultura de urgencia y soluciones improvisadas no deja tiempo para detenerse a reflexionar, lo que generalmente lleva a que las soluciones a corto plazo prevalezcan sobre las mejoras a largo plazo. Pero estoy aquí para argumentar que cuando “construimos la bicicleta mientras la usamos”, como afirmó Leila Billing en su artículo:El tiempo, la productividad tóxica y la cultura de la urgencia en las organizaciones sin fines de lucro“menoscaban nuestra propia capacidad para realizar un trabajo de calidad”.
“…el impacto real de este ritmo vertiginoso a menudo socava nuestra capacidad para realizar un trabajo de calidad, en lugar de facilitarla.”
– Leila Billing
Al comienzo de la pandemia de COVID, las palabras de Aaron Mishler, enfermero, exmédico del ejército y miembro de las fuerzas de respuesta ante el ébola. Fueron republicadas en las redes sociales como una clara advertencia contra dejar que la urgencia supere a la sabiduría, y desde entonces no he dejado de pensar en ellas.
La advertencia que Aaron repetía era: «En una pandemia no hay emergencia». Su argumento era que, independientemente de la urgencia o la necesidad de sus pacientes, si el personal sanitario no se detenía a ponerse el equipo de protección antes de auxiliarlos, solo podrían ayudarlos durante un tiempo limitado, ya que rápidamente se convertirían en pacientes. Aaron reconoce que esto supone un reto para quienes trabajan en el sector de la atención sanitaria. Quieren ayudar. Quieren cubrir la necesidad de inmediato. Pero sus habilidades son valiosas, por lo que la preparación es fundamental para lograr un impacto a largo plazo.
Por la naturaleza de nuestro trabajo en organizaciones sin fines de lucro o de defensa comunitaria, todos nos encontramos en una situación de emergencia. Hay personas sin vivienda, alimentos, atención médica ni cuidado infantil. Existe injusticia, explotación y sufrimiento, pero precisamente por eso debemos priorizar nuestra preparación y no poner en riesgo nuestra salud y bienestar, ni nuestra eficacia ni nuestro impacto. Queremos atender las necesidades de inmediato, pero debemos detenernos a planificar para poder ayudar mejor y de forma más sostenible a los demás.
Hasta finales de 2023, los equipos de extensión de Hunger Free Oklahoma se organizaban y gestionaban según la geografía, no por su enfoque ni sus habilidades, simplemente porque siempre lo habíamos hecho así. El resultado era que todos sentían la necesidad de estar y hacerlo todo. Esto, sumado al ritmo frenético de nuestro trabajo, dejaba poco tiempo para la reflexión y la planificación a menudo se hacía a las prisas para poder empezar a trabajar, lo que provocaba una calidad y una ejecución irregulares, dependiendo de quién se encargara de qué. El agotamiento y el aislamiento también representaban grandes riesgos.
Quedó claro que, si queríamos seguir creciendo y mejorando, algo tenía que cambiar. Entonces, se nos presentó una vacante repentina y, en lugar de simplemente cubrir el puesto, creamos un puesto interino con un enfoque muy específico, y, sorprendentemente, resultó muy eficaz.
“Lo que no podemos imaginar no puede llegar a existir.”
– ganchos de campana, Todo sobre el amor: nuevas visiones
Esta cita de bell hooks capturó a la perfección la esencia de ese momento. Nos recordó que si queremos algo diferente (y mejor), primero debemos ser capaces de imaginarlo. El equipo directivo del programa se tomó un día completo fuera de la oficina, sin distracciones, para romper con la rutina y reimaginar las posibilidades. El resultado final fue un nuevo equipo de Mejora Continua.
La Sociedad Americana para la Calidad define la Mejora Continua como “la mejora continua de productos, servicios o procesos a través de mejoras incrementales y disruptivas”. En Hunger Free Oklahoma, esto significa un equipo dedicado que realiza el análisis, la construcción y el perfeccionamiento de nuestros datos, sistemas y procesos para optimizar nuestros equipos de programa.
Nuestros servicios:
- Fecha limpieza, análisis, estratificación, visualización e informes
- Sistema y proceso mapeo, construcción, mejora, integración y automatización
- Cursos desarrollo, optimización, formateo digital, documentación y facilitación
- Otra servicios como la identificación de puntos débiles, inspecciones de edificios y sesiones informativas.
Tras un año, hemos empezado a observar cambios reales en toda la organización. En lugar de improvisar soluciones rápidas, construimos sistemas que nos benefician a largo plazo. Los equipos están más centrados, conectados y dispuestos a compartir y aprender unos de otros. Se nota un cambio significativo en nuestra forma de afrontar los retos. En vez de contratiempos, los vemos como oportunidades para mejorar.
Y cuando se combinan sistemas más claros, una mejor colaboración y espacio para probar y perfeccionar, las personas se sienten más realizadas en sus funciones, lo que reduce el agotamiento. No solo hacemos un mejor trabajo, sino que nos sentimos mejor mientras lo hacemos.
Mejora continua en acción:
SEBT
En 2024, Hunger Free Oklahoma comenzó a apoyar los programas tribales de asistencia alimentaria de verano (EBT). Como suele suceder con las iniciativas nuevas, se concretó rápidamente, dependió en gran medida del equipo ejecutivo y requirió mucho trabajo tras bambalinas para mantenerse al día.
Este año, el equipo de Mejora Continua se incorporó para ayudar a crear una estructura más sostenible de cara al futuro. Elaboramos una hoja de ruta clara que definía los hitos y las responsabilidades, reduciendo así las sorpresas y el trabajo de última hora.
Entre bastidores, mejoramos el seguimiento de datos en nuestro sistema de gestión de relaciones y creamos un Portal Tribal para que los socios pudieran solucionar problemas y avanzar más rápidamente por su cuenta. El trabajo de HFO en Tribal Summer EBT ahora es más claro y fácil de gestionar, supervisar y mejorar en el futuro.
Programa de Evaluación
El equipo de Mejora Continua, encargado de tareas administrativas, dedicó parte del último año a desarrollar un sistema más sólido y consistente para que Hunger Free Oklahoma documentara y comprendiera los resultados de sus proyectos y programas. El proyecto comenzó con una evaluación del funcionamiento de la Evaluación de Programas en HFO.
Identificamos las siguientes preocupaciones:
- Demasiadas formas en que el personal evaluaba o informaba sobre sus proyectos.
- No existe un formato ni una frecuencia estándar para la presentación de informes sobre proyectos.
- Es difícil medir el retorno de la inversión o aplicar lo aprendido en un proyecto a otro.
Tras identificar los problemas y las necesidades, desarrollamos un conjunto de plantillas estandarizadas para la evaluación de programas, que permite elaborar informes sobre proyectos desde su concepción hasta su finalización. Este conjunto de plantillas se encuentra en una biblioteca centralizada a la que todos los equipos pueden acceder para comparar métodos y resultados, agilizar la incorporación de nuevos miembros para la colaboración o el soporte, y recopilar datos para la presentación de informes a las partes interesadas.
Estos ejemplos de resultados positivos de la Mejora Continua no significan que no hayamos tenido dificultades iniciales. Al principio, el personal no tenía claro qué podíamos hacer y pensaba que estábamos demasiado ocupados como para «preocuparnos». Además, estaban acostumbrados a resolver los problemas de su trabajo por su cuenta. Teniendo en cuenta estos retos, desarrollamos algunas buenas prácticas para colaborar con el equipo de Mejora Continua.
¡Siempre pregunta!
- No adivine ni dé por sentada nuestra capacidad.
- Reserva una reunión aunque no tengas claro qué necesitas; también podemos ayudarte con eso.
Somos mágicos pero no mágicos.
- Mejorar requiere tiempo y planificación.
- Pregunte con la mayor antelación posible.
Primero, hablemos de los problemas.
- Identificar primero los puntos débiles permite una mejor resolución de problemas.
- Los detalles nos ayudan a satisfacer sus necesidades.
- Considere la posibilidad de volver a capacitar o mejorar los procesos en lugar de realizar más cambios en los datos o los sistemas.
Analicemos el panorama general.
- Nuestro objetivo es encontrar soluciones diseñadas para el mayor beneficio de toda la organización.
- Evitamos la duplicación siempre que sea posible.
- Siempre trabajamos para lograr la colaboración y la sinergia.
¿La mejora continua es adecuada para usted?
Si su organización o iniciativas comunitarias tienen muchas ideas dando vueltas pero no hay persona ni tiempo para probarlas o implementarlas, si están constantemente intentando ponerse al día, o si las herramientas que tienen no se ajustan a su forma real de trabajar, entonces les invito a considerar la Mejora Continua.
Pero antes de empezar a pensar en cómo implementarlo en su organización o comunidad, asegúrese de contar con el apoyo de todos en tres ideas clave:
- Aclarar las funciones y responsabilidades fortalece el trabajo en equipo al permitir que las personas se concentren en lo que mejor saben hacer.
- Trabajo de mejora continua Si encuentra demanda, comience con mejoras pequeñas y constantes si no puede contratar un equipo completo.
- Invertir tiempo en planificación y mejora ahorra recursos a largo plazo y aumenta el impacto de la misión.
También puedes colaborar con Hunger Free Oklahoma, ¡y podemos ser tu equipo de Mejora Continua! Como recurso de apoyo fundamental para el desarrollo de capacidades de nuestros socios en materia de seguridad alimentaria, HFO puede cubrir las necesidades para que tu equipo pueda mejorar continuamente.
En el contexto actual, puede resultar tentador resolver los problemas a medida que surgen, haciendo lo que sea necesario para satisfacer cada necesidad inmediata. Pero recordemos que en una emergencia no hay lugar para la desesperación. Si no nos detenemos a planificar, a replantearnos las cosas y a mejorar, corremos el riesgo de caer en la ineficiencia y el agotamiento. Y si somos la última línea de defensa, ¿qué sucede cuando ya no podemos realizar el trabajo? La mejora continua es la mejor manera de protegernos, servir a nuestros clientes y cuidar de nuestras comunidades.