Corentin Penloup, 2011
Door Abby Stainer, directeur van Continue Verbetering
Als non-profitorganisaties of belangenbehartigers van de gemeenschap hebben we allemaal lange tijd te maken gehad met krappe budgetten en een hoge werkdruk, waardoor we boven onze maximale capaciteit werkten en soms zelfs onze vaardigheden overtroffen. Deze cultuur van urgentie en gedoe laat geen tijd over voor pauze en reflectie, waardoor kortetermijnoplossingen over het algemeen de overhand krijgen op langetermijnverbeteringen. Maar ik ben hier om te beargumenteren dat wanneer we "de fiets bouwen terwijl we erop rijden", we, zoals Leila Billing in haar artikel stelde: "Tijd, toxische productiviteit en urgentieculturen in non-profitorganisaties, ondermijnen onze eigen mogelijkheid om kwaliteitswerk te leveren.
“…de werkelijke impact van dit tempo – dat je maar één keer hoeft te knipperen – is vaak dat het ons vermogen om kwaliteitswerk te leveren ondermijnt in plaats van het mogelijk te maken.”
- Leila Facturering
Aan het begin van de COVID-pandemie waren de woorden van Aaron Mishler, een verpleegkundige, voormalig legerarts en hulpverlener bij ebola werden op sociale media verspreid met een duidelijke waarschuwing om urgentie boven wijsheid te laten gaan. Sindsdien denk ik er niet meer aan.
Aarons herhaalde waarschuwing was: "Er is geen sprake van een noodsituatie tijdens een pandemie." Zijn argument was dat, ongeacht de urgentie of de behoefte van hun patiënten, als zorgmedewerkers niet zouden stoppen en beschermende kleding zouden aantrekken voordat ze te hulp kwamen, ze slechts beperkte tijd zouden kunnen helpen, omdat ze snel patiënt zouden worden. Aaron erkent dat dit moeilijk is voor mensen in de zorg. Ze willen helpen. Ze willen direct in de behoefte voorzien. Maar hun vaardigheden zijn waardevol, en daarom is voorbereiding noodzakelijk voor impact op de lange termijn.
Door de aard van ons non-profit- of gemeenschapswerk bevinden we ons allemaal in een noodsituatie. Mensen hebben geen huisvesting, voedsel, gezondheidszorg of kinderopvang. Er is onrecht, uitbuiting en lijden, maar daarom moeten we prioriteit geven aan onze voorbereiding en onze gezondheid en welzijn, of onze effectiviteit en impact, niet op het spel zetten. We willen ook direct in de behoeften voorzien, maar we MOETEN even stilstaan en plannen, zodat we anderen beter en duurzamer kunnen helpen.
Tot eind 2023 werden de outreachteams van Hunger Free Oklahoma georganiseerd en aangestuurd op basis van geografie, niet op focus of vaardigheden, want zo hadden we het altijd gedaan. Het resultaat was dat iedereen het gevoel had dat ze alles moesten doen. Dit, gecombineerd met de razendsnelle snelheid van al ons werk, liet weinig tijd over voor reflectie en de planning werd vaak overhaast uitgevoerd, wat leidde tot wisselende kwaliteit of uitvoering, afhankelijk van wie wat deed. Burn-out en isolatie vormden ook grote risico's.
Het werd duidelijk dat er iets moest veranderen als we wilden blijven groeien en verbeteren. Toen ontstond er plotseling een vacature en in plaats van de functie zomaar op te vullen, creëerden we een interim-functie met één heel specifieke focus. En verrassend genoeg was dat zeer effectief.
“Wat wij ons niet kunnen voorstellen, kan niet ontstaan.”
- belhaken, Alles over liefde: nieuwe visies
Dit citaat van Bell Hooks vatte precies samen hoe dat moment voelde. Het herinnerde ons eraan dat als we iets anders (en beters) willen, we ons dat eerst moeten kunnen voorstellen. De programmaleiding nam een hele dag vrij, zonder afleidingen, om los te komen van "hoe het altijd was" en zich opnieuw voor te stellen wat er mogelijk zou kunnen zijn. Het eindresultaat was een nieuw team voor continue verbetering.
De American Society for Quality definieert continue verbetering als "de voortdurende verbetering van producten, diensten of processen door middel van incrementele en baanbrekende verbeteringen." Bij Hunger Free Oklahoma betekent dit een toegewijd team dat de analyse, opbouw en verfijning van onze data, systemen en processen uitvoert om onze programmateams te optimaliseren.
Onze diensten:
- Data reiniging, analyse, gelaagdheid, visualisatie en rapportage
- Systeem & Proces in kaart brengen, bouwen, verbeteren, integreren en automatiseren
- Training ontwikkeling, optimalisatie, digitale opmaak, documentatie en facilitering
- Overige diensten zoals het identificeren van pijnpunten, bouwkundige opmetingen en debriefing
Na een jaar zien we echte, organisatiebrede veranderingen. In plaats van ons te haasten om dingen ter plekke te repareren, bouwen we systemen die op de lange termijn voor ons werken. Teams zijn meer gefocust, verbonden en bereid om met elkaar te delen en van elkaar te leren. Er is een merkbare verandering in de manier waarop we uitdagingen aanpakken. In plaats van tegenslagen zien we ze als kansen om te verbeteren.
En wanneer je duidelijkere systemen, betere samenwerking en ruimte om te testen en te verfijnen combineert, voelen mensen zich meer vervuld in hun rol, wat leidt tot minder burn-outs. We leveren niet alleen beter werk af, we voelen ons er ook beter bij.
Continue verbetering in actie:
SEBT
In 2024 begon Hunger Free Oklahoma met de ondersteuning van Tribal Summer EBT-programma's. Zoals de meeste nieuwe dingen kwam het snel tot stand, leunde het zwaar op het managementteam en vergde het veel werk achter de schermen om het draaiende te houden.
Dit jaar kwam het team Continue Verbetering om te helpen bij het creëren van een duurzamere structuur voor de toekomst. We hebben een duidelijke routekaart opgesteld met mijlpalen en verantwoordelijkheid, waardoor verrassingen en last-minute werk werden beperkt.
Achter de schermen hebben we de datatracking in ons relatiebeheersysteem verbeterd en een Tribal Portal gecreëerd, zodat partners zelf problemen kunnen oplossen en sneller actie kunnen ondernemen. Het werk van HFO in Tribal Summer EBT is nu duidelijker en gemakkelijker te beheren, volgen en verbeteren.
Programma evaluatie
De niet-datakant van het team voor continue verbetering heeft het afgelopen jaar een robuuster en consistenter systeem voor Hunger Free Oklahoma ontwikkeld om de resultaten van haar projecten en programma's te documenteren en te begrijpen. Het project begon met een evaluatie van de werking van programma-evaluatie bij HFO.
Wij hebben de volgende zorgen gesignaleerd:
- Er waren te veel manieren waarop medewerkers hun projecten evalueerden of erover rapporteerden
- Geen standaardformaat of -ritme voor rapportage over projecten
- Moeilijk om ons rendement op investering te meten of om te vertalen wat we van het ene project leren naar het andere
Nadat we de problemen en behoeften hadden geïdentificeerd, ontwikkelden we een gestandaardiseerde templatesuite voor programma-evaluatie om over projecten te rapporteren, van idee tot resultaat. Deze suite bevindt zich in een centrale bibliotheek waartoe elk team toegang heeft om methoden en resultaten te vergelijken, de onboarding voor samenwerking of ondersteuning te versnellen en gegevens te verzamelen voor rapportage aan stakeholders.
Deze voorbeelden van positieve resultaten van Continue Verbetering betekenen echter niet dat we geen kinderziektes hebben gehad. Aanvankelijk wisten onze medewerkers niet goed wat we konden doen en dachten ze dat we het te druk hadden om ons er druk om te maken. Medewerkers waren er ook aan gewend om zelf problemen op te lossen. Met deze uitdagingen in gedachten hebben we een aantal best practices ontwikkeld voor de samenwerking met het CI-team.
Stel altijd de vraag!
- Raad of veronderstel niet dat wij over de capaciteiten beschikken
- Maak een afspraak, ook als u niet zeker weet wat uw vraag is. Wij kunnen u daarbij helpen.
Wij zijn magisch, maar niet magisch
- Verbetering kost tijd en planning
- Vraag zo ver mogelijk van tevoren
Praat eerst over problemen
- Door eerst de pijnpunten te identificeren, kunnen problemen beter worden opgelost
- Specifieke gegevens helpen ons om aan uw behoeften te voldoen
- Overweeg om processen opnieuw te trainen of te verbeteren in plaats van meer wijzigingen in de gegevens of systemen.
Laten we eens naar het grotere geheel kijken
- Ons doel is om oplossingen te vinden die zijn ontworpen voor het grootste goed van de hele organisatie.
- Wij vermijden duplicatie waar mogelijk
- Wij werken altijd aan samenwerking en synergie
Is Continue Verbetering iets voor u?
Als er binnen uw organisatie of binnen uw gemeenschap veel ideeën leven, maar geen mensen of tijd zijn om ze te testen of te implementeren, als u voortdurend achter de feiten aanloopt of als de hulpmiddelen die u tot uw beschikking hebt niet aansluiten op de manier waarop u daadwerkelijk werkt, dan raad ik u aan om Continue Verbetering te overwegen.
Maar voordat u begint na te denken over de implementatie ervan in uw organisatie of gemeenschap, moet u er zeker van zijn dat u draagvlak heeft voor drie belangrijke ideeën:
- Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden versterkt het teamwerk, omdat mensen zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn.
- Continue verbeteringswerkzaamheden altijd vindt vraag: begin met kleine, consistente verbeteringen als u geen volledig team kunt samenstellen.
- Door tijd te investeren in planning en verbeteringen bespaar je op de lange termijn middelen en vergroot je de impact van de missie.
U kunt ook samenwerken met Hunger Free Oklahoma, en wij kunnen uw team voor continue verbetering zijn! Als een capaciteitsversterkende en ondersteunende bron voor onze partners op het gebied van voedselzekerheid, kan HFO de gaten opvullen, zodat uw team continu kan verbeteren.
In de huidige context kan het verleidelijk zijn om problemen op te lossen zodra ze zich voordoen, zodat iedereen er alles aan kan doen om aan elke directe behoefte te voldoen. Maar vergeet niet: er bestaat niet zoiets als een noodgeval in een noodgeval. Als we niet even pauzeren en plannen, teruggaan en verbeteren, lopen we het risico op inefficiëntie en burn-out. En als wij de laatste verdedigingslinie vormen, wat gebeurt er dan als we het werk niet meer kunnen doen? Continue verbetering is de beste manier om onszelf te beschermen, onze klanten te bedienen en voor onze gemeenschappen te zorgen.