Corentin Penloup, 2011
Por Abby Stainer, Diretora de Melhoria Contínua
Como organizações sem fins lucrativos ou defensores da comunidade, todos nós enfrentamos orçamentos apertados e cargas de trabalho pesadas, o que nos leva a trabalhar além da nossa capacidade máxima e, às vezes, até mesmo além das nossas habilidades. Essa cultura de urgência e improvisação não deixa tempo para pausar e refletir, fazendo com que soluções de curto prazo geralmente prevaleçam sobre melhorias de longo prazo. Mas estou aqui para argumentar que, quando “construímos a bicicleta enquanto a usamos”, nós, como Leila Billing afirmou em seu artigo “Tempo, produtividade tóxica e culturas de urgência em organizações sem fins lucrativos“minam nossa própria capacidade de realizar um trabalho de qualidade.”
“…o impacto real desse ritmo frenético muitas vezes mina nossa capacidade de realizar um trabalho de qualidade, em vez de possibilitá-lo.”
- Leila Billing
No início da pandemia de COVID, as palavras de Aaron Mishler, enfermeiro, ex-médico do Exército e socorrista no combate ao Ebola. Foram republicadas nas redes sociais como um alerta contundente contra deixar a urgência se sobrepor à sabedoria, e desde então não parei de pensar nelas.
O alerta repetido por Aaron era: "Não existe emergência em uma pandemia". Seu argumento era que, independentemente da urgência ou da necessidade de seus pacientes, se os profissionais de saúde não parassem para colocar equipamentos de proteção antes de prestar socorro, só poderiam ajudar por um tempo limitado, pois rapidamente se tornariam pacientes. Aaron reconhece que isso é difícil para as pessoas que trabalham na área da saúde. Elas querem ajudar. Querem atender à necessidade imediatamente. Mas suas habilidades são valiosas e, portanto, o preparo é essencial para um impacto a longo prazo.
Pela própria natureza do nosso trabalho de defesa de causas comunitárias ou sem fins lucrativos, todos estamos em uma situação de emergência. Há pessoas sem moradia, comida, assistência médica ou creche. Há injustiça, exploração e sofrimento, mas é POR ISSO que devemos priorizar nossa preparação e não arriscar nossa saúde e bem-estar, nem nossa eficácia e impacto. Queremos atender às necessidades imediatamente, mas PRECISAMOS parar e planejar para que possamos ajudar os outros de forma melhor e mais sustentável.
Até o final de 2023, as equipes de extensão da Hunger Free Oklahoma eram organizadas e gerenciadas por geografia, e não por foco ou conjunto de habilidades, porque era assim que sempre tínhamos feito. O resultado era que todos sentiam que precisavam ser e fazer tudo. Isso, combinado com o ritmo frenético de todo o nosso trabalho, não deixava muito tempo para reflexão, e o planejamento era frequentemente feito às pressas para que pudéssemos começar a executar as tarefas, o que levava a uma qualidade ou execução inconsistente, dependendo de quem estava fazendo o quê. O esgotamento profissional e o isolamento também representavam grandes riscos.
Ficou claro que, se quiséssemos continuar crescendo e melhorando, algo precisava mudar. Então, de repente, surgiu uma vaga na equipe e, em vez de simplesmente preencher a posição com outra pessoa, criamos um cargo interino com um foco muito específico e, surpreendentemente, isso se mostrou muito eficaz.
“Aquilo que não podemos imaginar não pode vir a existir.”
- ganchos de sino, Tudo sobre o amor: novas visões
Essa citação de bell hooks capturou perfeitamente o que eu sentia naquele momento. Ela nos lembrou que, se queremos algo diferente (e melhor), primeiro precisamos ser capazes de imaginá-lo. A liderança do programa reservou um dia inteiro fora do escritório, sem distrações, para romper com "o jeito que sempre foi" e reimaginar o que seria possível. O resultado final foi uma nova equipe de Melhoria Contínua.
A Sociedade Americana para a Qualidade define Melhoria Contínua. Definimos "a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos por meio de aprimoramentos incrementais e inovadores". Na Hunger Free Oklahoma, isso significa uma equipe dedicada que realiza a análise, a construção e o refinamento de nossos dados, sistemas e processos para otimizar nossas equipes de programa.
Nossos serviços:
- Dados Limpeza, análise, sobreposição de camadas, visualização e geração de relatórios.
- Sistema e Processo mapeamento, construção, melhoria, integração e automação
- Formação Desenvolvimento, otimização, formatação digital, documentação e facilitação.
- Outros Serviços como identificação de pontos problemáticos, levantamentos de edifícios e reuniões de avaliação pós-implementação.
Um ano depois, começamos a ver mudanças reais em toda a organização. Em vez de improvisarmos soluções para problemas pontuais, construímos sistemas que funcionam para nós a longo prazo. As equipes estão mais focadas, conectadas e dispostas a compartilhar e aprender umas com as outras. Há uma mudança notável na forma como encaramos os desafios. Em vez de contratempos, os vemos como oportunidades de melhoria.
E quando você combina sistemas mais claros, melhor colaboração e espaço para testar e aprimorar, as pessoas se sentem mais realizadas em suas funções, o que significa menos esgotamento. Não estamos apenas fazendo um trabalho melhor, estamos nos sentindo melhor enquanto o fazemos.
Melhoria contínua em ação:
SEBT
Em 2024, a Hunger Free Oklahoma começou a apoiar os programas EBT de verão para tribos indígenas. Como a maioria das iniciativas novas, surgiu rapidamente, dependeu muito da equipe executiva e exigiu bastante trabalho nos bastidores para se manter em funcionamento.
Este ano, a equipe de Melhoria Contínua entrou em cena para ajudar a criar uma estrutura mais sustentável para o futuro. Elaboramos um roteiro claro que definiu marcos e responsabilidades, reduzindo surpresas e trabalhos de última hora.
Nos bastidores, aprimoramos o rastreamento de dados em nosso sistema de gestão de relacionamento e criamos um Portal Tribal para que os parceiros pudessem solucionar problemas e agir com mais rapidez por conta própria. O trabalho da HFO no Programa de Transferência Eletrônica de Benefícios de Verão para Tribos agora está mais claro e é mais fácil de gerenciar, rastrear e aprimorar no futuro.
Avaliação do Programa
A equipe de Melhoria Contínua, que não lida diretamente com dados, dedicou parte do último ano a desenvolver um sistema mais robusto e consistente para que a Hunger Free Oklahoma documentasse e compreendesse os resultados de seus projetos e programas. O projeto começou com a avaliação de como a Avaliação de Programas estava funcionando na HFO.
Identificamos as seguintes preocupações:
- Havia muitas maneiras pelas quais os funcionários avaliavam ou relatavam seus projetos.
- Não existe um formato ou ritmo padrão para a elaboração de relatórios sobre projetos.
- É difícil avaliar nosso retorno sobre o investimento ou transpor o que aprendemos de um projeto para outro.
Após identificarmos os problemas e as necessidades, criamos um conjunto padronizado de modelos de avaliação de programas para relatar projetos desde a concepção até a conclusão. Esse conjunto está localizado em uma biblioteca centralizada, acessível a todas as equipes, permitindo comparar métodos e resultados, agilizar a integração para colaboração ou suporte e coletar dados para relatórios às partes interessadas.
Esses exemplos de resultados positivos da Melhoria Contínua não significam, porém, que não tenhamos enfrentado alguns desafios iniciais. No começo, a equipe não tinha clareza sobre o que poderíamos fazer e achava que estávamos muito ocupados para nos preocuparmos com isso. Além disso, as pessoas estavam acostumadas a resolver as dificuldades do trabalho por conta própria. Pensando nesses desafios, criamos algumas Boas Práticas para o engajamento com a equipe de Melhoria Contínua.
Sempre faça o pedido!
- Não tente adivinhar ou presumir nossa capacidade.
- Agende uma reunião mesmo que não tenha certeza do que deseja solicitar – também podemos ajudar com isso.
Somos mágicos, mas não somos mágicos.
- A melhoria exige tempo e planejamento.
- Pergunte com a maior antecedência possível.
Fale primeiro sobre os problemas
- Identificar primeiro os pontos problemáticos permite uma melhor resolução de problemas.
- Detalhes específicos nos ajudam a atender às suas necessidades.
- Considere o retreinamento ou aprimoramento de processos em vez de mais mudanças nos dados ou sistemas.
Vamos analisar o panorama geral.
- Nosso objetivo é encontrar soluções que visem o maior benefício para toda a organização.
- Evitamos duplicação sempre que possível.
- Trabalhamos sempre em prol da colaboração e da sinergia.
A melhoria contínua é adequada para você?
Se a sua organização ou iniciativa comunitária tem muitas ideias circulando, mas não há pessoas ou tempo para testá-las ou implementá-las, se você está constantemente correndo atrás do prejuízo ou se as ferramentas que você possui não correspondem à sua forma real de trabalhar, então eu o convido a considerar a Melhoria Contínua.
Mas antes de começar a pensar em como implementar isso em sua organização ou comunidade, certifique-se de que todos concordem com três ideias-chave:
- Esclarecer funções e responsabilidades fortalece o trabalho em equipe, permitindo que as pessoas se concentrem naquilo que fazem melhor.
- Trabalho de melhoria contínua sempre Identificar a demanda — comece com pequenos ajustes consistentes se não tiver condições de contratar uma equipe completa.
- Investir tempo em planejamento e aprimoramento economiza recursos a longo prazo e aumenta o impacto da missão.
Você também pode se tornar parceiro da Hunger Free Oklahoma, e nós podemos ser sua equipe de Melhoria Contínua! Como um recurso de apoio fundamental e capacitador para nossos parceiros de segurança alimentar, a HFO pode preencher as lacunas para que sua equipe possa melhorar continuamente.
No contexto atual, pode ser tentador resolver os problemas à medida que surgem, deixando que cada um faça o que for preciso para atender a cada necessidade imediata. Mas lembre-se: não existe emergência dentro de uma emergência. Se não pararmos para planejar, revisitar e aprimorar o trabalho, corremos o risco de ineficiência e esgotamento. E se formos a última linha de defesa, o que acontecerá quando não pudermos mais realizar o trabalho? A melhoria contínua é a melhor forma de nos protegermos, atendermos nossos clientes e cuidarmos de nossas comunidades.