科伦丁·彭卢普，2011年
作者：艾比·斯坦纳，持续改进总监
作为非营利组织或社区倡导者，我们长期以来都面临着预算紧张和工作量繁重的困境，这导致我们超负荷工作，有时甚至超出自身能力范围。这种急于求成、权宜之计的文化让我们没有时间停下来反思，最终往往是短期解决方案胜过长期改进。但我想指出的是，正如莱拉·比林在她题为《非营利组织的时间、有害的生产力和急迫文化》的文章中所述，当我们“边骑边修”时，我们实际上是在削弱自身开展高质量工作的能力。
“……这种瞬息万变的节奏，其实际影响往往是削弱了我们开展高质量工作的能力，而不是促进了这种能力的发挥。”
莱拉·比林
在新冠疫情初期，护士、前陆军医务兵、埃博拉疫情应对人员亚伦·米什勒的一番话在社交媒体上被广泛转发，作为对人们不要让紧迫感凌驾于智慧之上的严厉警告，从那时起，我一直都在思考他的话。
亚伦反复警告说：“疫情期间不存在紧急情况。”他的论点是，无论病人多么需要帮助，如果医护人员在施救前不停下来穿戴防护装备，他们只能提供有限的帮助，因为他们很快就会成为病人。亚伦承认，这对护理行业的人来说很难做到。他们想帮忙，想立即满足需求。但他们的技能非常宝贵，因此，为了产生长远的影响，做好准备至关重要。
鉴于我们非营利组织或社区倡导工作的性质，我们都身处紧急状态。人们缺乏住房、食物、医疗保健或托儿服务。社会上充斥着不公、剥削和苦难，但正因如此，我们必须优先做好应对准备，不能拿自己的健康和福祉，也不能降低工作效率和影响力。我们也希望立即满足需求，但我们必须停下来，制定计划，这样才能更好地、更可持续地帮助他人。
直到2023年底，俄克拉荷马州消除饥饿组织的外展团队仍然按照地理位置而非工作重点或技能进行组织和管理，因为我们一直以来都是这样做的。结果是，每个人都觉得自己必须包揽一切。再加上我们所有工作都节奏飞快，导致大家没有太多时间反思，计划往往仓促制定，以便尽快投入行动，最终导致工作质量和执行效果参差不齐，取决于具体负责人。倦怠和孤立也是很大的风险。
我们意识到，如果想要持续发展和进步，就必须做出改变。当时，我们突然出现了一个人员空缺，但我们没有简单地填补空缺，而是设立了一个职责非常明确的临时职位，出乎意料的是，这个策略非常有效。
“我们无法想象的事物就不可能存在。”
——贝尔·胡克斯，《关于爱的一切：新视野》
贝尔·胡克斯的这段话真切地捕捉到了那一刻的感受。它提醒我们，如果我们想要一些不同（更好）的东西，首先必须能够想象它。项目领导层抽出整整一天时间，不受任何干扰地进行非现场办公，以摆脱“墨守成规”的束缚，重新构想各种可能性。最终，他们组建了一支全新的持续改进团队。
美国质量协会将持续改进定义为“通过渐进式和突破性改进不断提升产品、服务或流程”。在俄克拉荷马州消除饥饿组织，这意味着我们拥有一支专门的团队，负责分析、构建和完善我们的数据、系统和流程，从而优化我们的项目团队。
我们的服务：
- 时间 清洗、分析、分层、可视化和报告
- 系统与流程 地图绘制、建筑、改进、集成和自动化
- 培训实施 开发、优化、数字化格式化、文档编制和协调
- 其他 服务包括痛点识别、建筑调查和情况汇报
一年过去了，我们开始看到组织内部发生真正的转变。我们不再疲于应对突发状况，而是构建能够长期有效运作的系统。团队更加专注、联系更加紧密，也更愿意互相分享和学习。我们应对挑战的方式也发生了显著变化。我们不再将挫折视为挫折，而是将其视为改进的机会。
当更清晰的系统、更有效的协作以及测试和改进的空间结合在一起时，人们会感到更有成就感，从而减少职业倦怠。我们不仅工作做得更好，工作时也感觉更棒。
持续改进的实践：
SEBT
2024年，俄克拉荷马州消除饥饿组织开始支持部落夏季电子福利转账（EBT）项目。像大多数新事物一样，它迅速成型，高度依赖执行团队，并且需要大量的幕后工作才能跟上进度。
今年，持续改进团队介入，帮助我们构建更可持续的未来发展架构。我们制定了清晰的路线图，明确了各个里程碑和责任人，从而减少了意外情况和临时加班。
在幕后，我们改进了关系管理系统中的数据跟踪，并创建了一个部落门户网站，以便合作伙伴能够自主解决问题并加快进度。HFO 在部落夏季 EBT 项目中的工作现在更加清晰，也更易于管理、跟踪和改进。
计划评估
持续改进团队的非数据部门在过去一年中，致力于为俄克拉荷马州消除饥饿组织（Hunger Free Oklahoma，简称HFO）构建一个更强大、更一致的系统，以便记录和了解其项目和计划的成果。该项目首先评估了HFO的项目评估工作进展情况。
我们发现了以下问题：
- 员工评估或汇报项目的方式太多了。
- 项目报告没有标准格式或频率。
- 很难衡量我们的投资回报率，也很难将我们从一个项目中学到的经验应用到另一个项目中。
在明确了问题和需求之后，我们构建了一套标准化的项目评估模板，用于报告项目从构思到成果的整个过程。这套模板集中存储在一个库中，每个团队都可以访问，以便比较不同方法和结果，加快协作或支持流程，并收集数据以向利益相关者汇报。
持续改进带来的这些积极成果并不意味着我们一帆风顺。起初，员工并不清楚我们能做些什么，也认为我们太忙，懒得“打扰”。此外，大家也习惯于自行解决工作中的难题。考虑到这些挑战，我们制定了一些与持续改进团队协作的最佳实践。
一定要主动提出要求！
- 不要猜测或臆断我们的能力。
- 即使您不确定自己想要什么，也可以预约会议——我们也能提供帮助。
我们拥有魔法，但我们并非魔法。
- 改进需要时间和计划
- 尽可能提前询问
先讨论问题
- 首先找出痛点有助于更好地解决问题。
- 具体细节有助于我们满足您的需求
- 考虑重新培训或改进流程，而不是引入更多数据或系统变更。
让我们从宏观角度来看问题。
- 我们的目标是找到旨在最大程度造福整个组织的解决方案。
- 我们尽可能避免重复工作。
- 我们始终致力于协作与协同。
持续改进适合你吗？
如果您的组织或社区有很多想法，但没有人或时间来测试或实施它们，如果您总是处于追赶状态，或者如果您拥有的工具与您的实际工作方式不匹配，那么我邀请您考虑持续改进。
但在开始考虑如何在你的组织或社区中实施之前，请确保你认同以下三个关键理念：
- 明确角色和职责可以加强团队合作，让每个人都能专注于自己最擅长的事情。
- 持续改进工作 时刻 发现需求——如果你无法组建完整的团队，就从小的、持续的改进开始。
- 投入时间进行规划和改进，从长远来看可以节省资源，并提高任务影响力。
您还可以与俄克拉荷马州消除饥饿组织 (Hunger Free Oklahoma) 合作，我们将成为您的持续改进团队！作为我们粮食安全合作伙伴的能力建设和核心支持资源，HFO 可以弥补不足，助力您的团队不断进步。
在当前形势下，人们很容易倾向于见机行事，见机行事以满足眼前的需求。但请记住，紧急情况下并不存在真正的紧急情况。如果我们不停下来规划，不回顾改进，就会面临效率低下和精疲力竭的风险。如果我们是最后一道防线，那么当我们无法继续工作时该怎么办？持续改进才是我们保护自身、服务客户和关爱社区的最佳途径。